POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES — HELENA JOY
Dernière mise à jour : 22 septembre 2026.
1. QUI EST RESPONSABLE DE VOS DONNÉES ?
HELENA JOY, société par actions simplifiée au capital de 1 000 euros, immatriculée au RCS de Lyon sous le numéro 817 638 109, dont le siège social est situé 25 rue de Brest, 69002 Lyon, est responsable des traitements qu’elle détermine pour ses activités décrites ici.
Cette politique concerne helena-joy.com et la gestion des demandes et commandes HELENA JOY enregistrées dans nos outils de relation client. Elle ne constitue pas la politique du site Maison Shira.
Pour toute question ou demande concernant vos données :
• Email : contact@helena-joy.com
• Courrier : HELENA JOY — Données personnelles, 50 cours Vitton, 69006 Lyon, France
• Téléphone : +33 (0)6 16 40 59 36
2. QUELLES DONNÉES UTILISONS-NOUS ?
Selon vos échanges avec nous, nous utilisons :
• Vos nom, prénom, coordonnées et adresses de facturation et de livraison.
• Les informations relatives à vos demandes, devis, commandes, paiements, livraisons, retours et réclamations.
• Les informations que vous transmettez pour votre projet de bijou : caractéristiques souhaitées, dimensions et contenu de vos échanges.
• Votre date de mariage ou d’anniversaire lorsque vous choisissez de nous la communiquer, pour les usages précisés ci-dessous.
• Les informations nécessaires au fonctionnement de votre compte client, lorsque vous en créez un.
• Les données techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site, notamment l’adresse IP et les journaux techniques ; les autres données de navigation dépendent des outils et cookies effectivement activés.
Nous recueillons ces données directement auprès de vous, au travers de vos échanges et achats, ainsi qu’auprès des prestataires de paiement et de livraison pour le suivi de la transaction. Si vous désignez un autre destinataire pour une livraison, nous traitons ses coordonnées pour lui remettre votre commande ; merci de lui communiquer cette politique.
Les champs obligatoires sont signalés lors de la collecte. Sans les informations nécessaires à une commande ou à une demande, nous ne pouvons pas l’exécuter ou y répondre. Les dates personnelles facultatives ne conditionnent pas un achat. Merci de ne pas nous transmettre d’informations sensibles sans nécessité.
3. POURQUOI ET SUR QUELLE BASE ?
• Demandes de devis, projets de création, commandes, paiements, livraisons et services contractuels : exécution du contrat ou de mesures précontractuelles prises à votre demande.
• Facturation, comptabilité et obligations légales liées à la vente : respect de nos obligations légales.
• Réponses aux demandes générales : intérêt légitime à répondre aux personnes qui nous contactent.
• Gestion des réclamations et preuve des opérations : selon leur objet, exécution du contrat, obligation légale ou intérêt légitime à défendre nos droits.
• Fonctionnement et sécurité de nos outils : intérêt légitime à assurer la disponibilité des services et prévenir les accès frauduleux. Les règles particulières aux cookies restent applicables.
• Date de mariage nécessaire à l’organisation d’un projet commandé : exécution du contrat ou mesures précontractuelles. La conservation facultative d’une date d’anniversaire ou de mariage pour personnaliser la relation au-delà du projet repose sur votre consentement spécifique, révocable à tout moment.
Les demandes de rendez-vous, les échanges par formulaire ou messagerie et les avis que vous choisissez de nous transmettre sont traités pour répondre à vos demandes et assurer le suivi de notre relation, sur la base des mesures précontractuelles ou du contrat lorsqu’ils s’y rattachent, et de notre intérêt légitime à échanger avec vous dans les autres cas. La publication d’un témoignage nominatif ou d’une photographie vous identifiant nécessite votre autorisation.
Les traitements de navigation associés à des traceurs de mesure d’audience ou de publicité soumis au consentement reposent sur votre accord. Leur refus n’empêche pas de passer commande. Les informations propres aux traceurs figurent dans notre politique cookies.
À la date de cette version, HELENA JOY ne réalise pas d’envoi de newsletter. Les emails nécessaires au traitement d’une demande ou d’une commande restent adressés dans ce cadre. La mise en place future d’une newsletter donnera lieu à une information et à un recueil du consentement adaptés.
4. QUI PEUT ACCÉDER AUX DONNÉES ?
Les personnes habilitées chargées de la relation client, des commandes, de la comptabilité et du suivi des demandes accèdent aux données nécessaires à leurs missions.
HELENA JOY et la société distincte Maison Shira utilisent un CRM commun, Jewely, administré par une équipe qui intervient pour les deux maisons. Cette organisation ne vaut pas, à elle seule, inscription aux communications commerciales de Maison Shira.
L’équipe commune intervient dans la gestion des demandes et commandes et le suivi de la relation client. Les accès aux informations HELENA JOY doivent être limités aux besoins de ces missions. Le recours à un outil commun ne constitue pas une autorisation générale de réutiliser vos données pour les offres d’une autre société. Pour toute question concernant l’accès à votre fiche ou pour exercer vos droits sur les données HELENA JOY, vous pouvez contacter contact@helena-joy.com.
Nos prestataires interviennent pour l’exploitation du site, le CRM, la messagerie, l’archivage, les paiements et les livraisons :
• OVH pour l’hébergement du site WordPress/WooCommerce ;
• Stripe et WooPayments pour les paiements par carte, ainsi que les opérateurs des autres moyens de paiement sélectionnés lors de la commande ;
• Jewely pour la gestion de la relation client ;
• Google Drive pour l’archive des anciennes commandes ;
• Les prestataires de messagerie associés à notre utilisation d’Outlook ;
• DHL pour la livraison ;
• Nos prestataires techniques habilités et conseils, dans la mesure nécessaire à leur mission.
Certaines informations sont aussi communiquées aux autorités lorsque la loi l’exige. Selon le service, un prestataire peut traiter des données pour ses propres obligations, notamment en matière de paiement ; sa politique de confidentialité décrit ces usages.
5. ANCIEN CRM ET ARCHIVE DES COMMANDES
Les données issues de l’ancien CRM ont été sauvegardées sur Google Drive pour conserver la traçabilité des commandes. Cette archive n’est pas utilisée pour la prospection commerciale et n’est pas importée globalement dans Jewely. Lorsqu’un ancien client effectue un nouvel achat, une nouvelle fiche est créée dans le nouveau CRM.
La conservation de cette archive est limitée aux informations utiles à la preuve et au suivi des commandes et aux obligations légales applicables. Elle n’autorise pas la conservation indéfinie de l’ensemble du fichier historique. Les délais ci-dessous s’appliquent à chaque catégorie, à compter de son point de départ initial.
6. COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS LES DONNÉES ?
Les durées suivantes distinguent l’utilisation courante et, lorsque cela est nécessaire, une conservation en archive à accès restreint :
• Commandes : pendant leur exécution et le suivi contractuel ; les éléments nécessaires à la preuve peuvent ensuite être conservés pendant le délai de prescription applicable, généralement cinq ans à compter du jour où le titulaire d’un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer.
• Factures et pièces comptables justificatives : dix ans à compter de la clôture de l’exercice concerné.
• Contrats conclus par voie électronique d’un montant d’au moins 120 euros : dix ans selon les modalités légales applicables, incluant, en cas de livraison différée, la période jusqu’à la livraison puis dix ans à compter de celle-ci.
• Demandes sans commande : jusqu’au traitement de la demande, puis au maximum trois ans après le dernier contact venant de la personne, sous réserve d’une nécessité de preuve justifiée.
• Données du compte client : pendant son utilisation ; examen après trois ans sans activité pour suppression des données devenues inutiles, sans supprimer les pièces dont la conservation reste nécessaire pour les motifs ci-dessus.
• Dates personnelles conservées pour une personnalisation facultative : jusqu’au retrait du consentement, et au maximum trois ans après le dernier contact venant de vous, sauf renouvellement de ce choix. Une date figurant dans une pièce contractuelle suit la durée applicable à cette pièce.
• Données techniques : les données de session sont conservées pour la durée nécessaire à la session ou à la fonction demandée. Les journaux de sécurité sont conservés pendant la période nécessaire à la détection et à l’analyse des incidents ; les éléments liés à un incident identifié peuvent être isolés pendant son traitement et la défense des droits concernés. Les durées propres aux cookies sont présentées dans la politique cookies.
En cas de litige, seules les données nécessaires sont conservées jusqu’à sa résolution définitive et, le cas échéant, pendant les délais nécessaires à l’exécution de la décision. Les données arrivées à échéance sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.
7. TRANSFERTS INTERNATIONAUX
Le recours à des services internationaux, notamment Google Drive, implique que les données ne sont pas nécessairement traitées exclusivement en France ou dans l’Espace économique européen. Les lieux de traitement dépendent du service utilisé, de son infrastructure et des interventions de ses sous-traitants.
Les transferts hors de l’Espace économique européen doivent respecter les conditions du chapitre V du RGPD. Ils nécessitent une décision d’adéquation de la Commission européenne couvrant le transfert ou des garanties appropriées, notamment des clauses contractuelles types accompagnées des mesures complémentaires nécessaires. L’existence d’un fournisseur international ne dispense pas de vérifier ces conditions pour le service utilisé.
Vous pouvez nous contacter à contact@helena-joy.com pour obtenir les informations relatives aux transferts concernant vos données et une copie des garanties applicables, sous réserve des informations confidentielles légalement protégées.
Les informations générales publiées par les fournisseurs sont accessibles aux adresses suivantes :
• Google : https://policies.google.com/privacy?hl=fr
8. COOKIES ET SÉCURITÉ
Les cookies strictement nécessaires permettent le fonctionnement du site. Les autres traceurs soumis au consentement nécessitent votre accord préalable. Le refus ou le retrait doit rester possible sans empêcher l’accès aux fonctions qui n’en dépendent pas.
Vous trouverez des informations complémentaires sur la page « Confidentialité & cookie » du site : https://www.helena-joy.com/politique-cookies/. Pour toute question concernant vos choix, vous pouvez également nous écrire à contact@helena-joy.com.
Nous adaptons les mesures de protection aux risques et limitons les accès aux personnes autorisées. Aucune transmission ni aucun stockage informatique ne permet toutefois de garantir une sécurité absolue.
9. VOS DROITS
Dans les conditions du RGPD, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement ou la limitation du traitement de vos données. Vous pouvez vous opposer aux traitements fondés sur l’intérêt légitime pour des raisons tenant à votre situation particulière et, sans justification, à la prospection commerciale.
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment sans remettre en cause la licéité des traitements antérieurs. Lorsque les conditions de l’article 20 du RGPD sont remplies, vous pouvez demander la portabilité des données fournies, traitées de manière automatisée sur la base du consentement ou d’un contrat. Vous pouvez également définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Adressez votre demande à contact@helena-joy.com ou à l’adresse postale de contact indiquée en section 1. Nous répondons en principe dans un délai d’un mois à compter de la réception. Si la complexité ou le nombre de demandes nécessite une prolongation, celle-ci peut atteindre deux mois supplémentaires ; nous vous en informons dans le premier mois en précisant les raisons. Une information complémentaire permettant de vérifier votre identité n’est demandée qu’en cas de doute raisonnable.
L’effacement n’est pas absolu : certaines pièces doivent être conservées pour respecter une obligation légale ou défendre un droit. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/plaintes.
10. ÉVOLUTION DE LA POLITIQUE
Cette politique est actualisée lorsque nos pratiques évoluent. Sa date de mise à jour figure en tête de page. Les changements substantiels font l’objet d’une information adaptée ; ils ne valent pas consentement à un nouvel usage qui nécessiterait votre accord.